Quelles sont les qualités à privilégier pour recruter un assistant de direction ?

Le métier d’assistant de direction, loin de se résumer au poste de secrétaire requiert plusieurs connaissances précises. Pour recruter un assistant de direction il faut privilégier un certain nombre qualités. Prenez connaissance de quelques-unes pour être fixé.

La parfaite connaissance des bases du métier

L’assistant de direction est multitâche. Il a plusieurs missions à remplir comme recevoir des appels téléphoniques, traiter des informations, organiser des événements, faire la gestion administrative du courrier, rédiger et saisir des documents administratifs, etc. Pour réussir ses tâches, il doit impérativement avoir des notions de base telles que :

  • la maîtrise des outils de la bureautique ;
  • la connaissance des méthodes d’archivage ;
  • la maîtrise des modalités d’accueil ;
  • la connaissance des techniques de numérisation.

Sans cela, il lui sera très difficile de se rendre efficace pour le poste. Certaines capacités peuvent constituer un plus pour l’assistant de direction. Il s’agit de la maîtrise de l’anglais et la connaissance de quelques notions en comptabilité et en droit.

Une bonne présentation physique et morale

L’assistant de direction est chargé de rencontrer les partenaires, clients ou fournisseurs de l’entreprise. Il gère les rendez-vous et sert d’intermédiaire entre l’entreprise et le monde extérieur. Il se doit d’être chaleureux, courtois et organisé. Son aisance relationnelle lui permet d’établir de bonnes relations avec les partenaires quand il porte le manteau de négociateur et même avec ses collaborateurs. En sa qualité de représentant, son image doit être irréprochable. Sa présentation doit refléter l’image de marque de l’entreprise, autant par son habillement que par sa tenue en public.

La disponibilité et la discrétion

L’une de ses principales tâches est la gestion de l’agenda de son manager. Il lui rappelle ses rendez-vous et l’accompagne quand il le faut. L’assistant de direction organise le programme de son supérieur en fonction des activités qu’il juge prioritaires. Il met son temps à la disposition de l’entreprise.

Sa position stratégique lui permet de tout voir et de tout entendre. Il a accès à des informations sensibles qu’il a l’obligation de ne pas divulguer. L’assistant doit être fiable et digne de confiance.

Une bonne capacité d’adaptation

Un assistant de direction aide à alléger le travail administratif qui pèse sur son supérieur hiérarchique. Il doit donc être polyvalent pour pouvoir accomplir toutes les tâches qui lui sont confiées, même si elles changent au fil du temps. Quelle que soit la situation (un changement de service par exemple), l’assistant s’y conforme et produit des résultats. Il ne doit pas avoir peur de travailler sous pression. S’il est efficace, cela peut lui valoir une promotion. En savoir plus sur le site Seref Consultants.

L’esprit de synthèse et la rigueur

L’assistant de direction assiste régulièrement à des réunions et à des présentations de dossier. Il a pour obligation de produire un compte rendu dans lequel rien ne doit être laissé au hasard. Il utilise des techniques de prise de notes pour retenir les informations essentielles. Ses capacités rédactionnelles sont alors sollicitées pour les retranscrire. Il doit être à l’affût des informations et utiliser celles qui pourraient être utiles à l’entreprise pour son évolution. Il n’y a pas de place pour la complaisance, l’assistant doit produire des rapports fidèles aux faits qu’il remarque.

Quelles sont les qualités à privilégier pour recruter un assistant de direction ?

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